Формирование дел как технологическая процедура документооборота

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _

В деле подшито и пронумеровано _ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ;

пропущенные номера листов _

+ листов внутренней описи

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рис. 1. Форма листа-заверителя

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела (рис. 2). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N

Итого _ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи .

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рис. 2. Форма внутренней описи