Формирование дел как технологическая процедура документооборота

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

) нумерацию страниц в деле;

) составление заверительной надписи дела;

) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

) подшивку или переплет дела;

) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

) наименование структурного подразделения;

) номер (индекс) дела;

) заголовок дела;

) дата дела (тома, части);

) количество листов в деле;

) срок хранения дела;

) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

) номер дела - это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

) дата дела - это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.