Состав нормативно-методической базы делопроизводства

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

ГОСТ Р 50922-96 "Защита информации. Основные термины и определения".

ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения".

ГОСТ 6.10.5 - 87 " Унифицированные системы документов. Требования к построению формуляра - образца".

ГОСТ 17914 - 72 "Обложки дел длительных хранений. Типы, размеры и технические требования".

ГОСТ Р 34.10 - 2001 "Информационная технология. Криптография, защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписки".

4. Унифицированные системы документации

Наряду с работой по стандартизации в нашей стране осуществляется разработка унифицированных систем документации (УСД).

УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Необходимость унификации документов обусловлена следующими причинами:

· потребностью в сокращении количества документов и типизации их формы, что оказывает большое влияние на эффективность работы организаций,

· стремлением к снижению затрат времени, труда, средств на подготовку и обработку документов,

· развитием компьютерных технологий, требующих достижения информационной совместимости данных,

· приданием документам юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

В настоящее время действует 8 УСД:

1. УС ОРД,

2. УС банковской документации,

3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций,

4. УС отчетно-статистической документации,

5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий,

6. УС документации по труду,

7. УС документации Пенсионного фонда РФ,

8. УС внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется уполномоченными министерствами и ведомствами. Однако, с начала 80-х гг. ни одна УСД не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Вместе с тем, широкое распространение получает составление документов на основе шаблонов, имеющихся в составе компьютерных программ. Эти шаблоны игнорируют отечественные нормативы в области оформления документов.

Одновременно с унификацией документов осуществляется разработка классификаторов технико-экономической и социальной информации, что обеспечивает возможность автоматизации обработки данных, содержащихся в УСД.

. Государственная система документационного обеспечения управления

Для упорядочения документооборота в масштабах страны, сокращения количества и повышения качества документов, использования вычислительной техники для создания и обработки документации в 1990 г. была издана Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ распространяется на все системы документации вышеперечисленных организаций, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки стандартов, инструкций по делопроизводству, соответствующих методик, правил, проведения унификации управленческих документов и др.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

. Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие:

• состав управленческих документов;

• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

• общие требования к составлению текстов управленческих документов.

. Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:

• документооборота организации;

• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;

• контроля исполнения документов;

• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.