Документы по трудовым отношениям. Виды, правила оформления

Все записи о работе вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 октября 2011 г., в трудовой книжке делается запись: "05.10.2011г".

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку на экземпляре приказа работодателя.

Для получения копии приказа (распоряжения) о приеме на работу работник должен подать работодателю письменное заявление, содержащее соответствующее требование. Работодатель не позднее трех дней со дня подачи такого заявления обязан безвозмездно выдать работнику надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы делается запись в трудовой книжке о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Лицевой счет работника применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года, для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется "Личная карточка работника". Личная карточка заполняется работником кадровой службы.

Работники должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

После оформления приема на работу заявление работника (при его наличии) вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя, и заверенной работником отдела кадров копией приказа (распоряжения) о приеме на работу подшивается в личное дело работника, ведение которого трудовым законодательством не предусмотрено в качестве обязательного документа.

Таким образом, установленная трудовым законодательством процедура приема на работу предусматривает обязательное оформление работодателем следующих документов:

трудового договора, подписанного работником и работодателем;

документа, подтверждающего ознакомление работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором, обработкой персональных данных работника;

приказа о приеме на работу работника, подписанного работодателем или иным уполномоченным лицом, объявляемого под роспись работнику;

в трудовой книжке делается запись в соответствии с приказом о приеме на работу;

личной карточки работника, в которую вносятся соответствующие сведения о работнике;

в бухгалтерии организации открывается лицевой счет работника.