Анализ системы формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

· оформление, выдачу и учет санитарных паспортов на транспортные средства, специально предназначенные или специально оборудованные для перевозок пищевых продуктов, медицинских иммунобиологических препаратов.

Анализ технологических процедур документооборота в «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе» выявил сильные стороны:

· ведутся журналы входящих, исходящих и внутренних документов;

· внедряется программа электронного документооборота.

Однако наряду с эти существуют проблемы, перечислим их в порядке приоритетности:

· действует инструкция по делопроизводству старого образца;

· номенклатура дел составлена с нарушениями требований стандартов;

· инструкция предусматривает ведение единого архива, которого нет в учреждении;

· нет контроля за исполнением документов.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в «ЦГиЭ в Тарском районе» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за

их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [4] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ [18]. Утверждается инструкция главным врачом. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения

2. Документация организации

. Подготовка и оформление документов организации

. Организация документооборота

· Организация доставки документов

· Прием и обработка входящих документов

· Подготовка и обработка исходящих документов

· Движение внутренних документов

· Регистрация документов

· Информационно-справочная работа в организации

· Контроль исполнения документов

· Работа исполнителей с документами

· Учет количества документов

5. Систематизация и хранение документов

. Порядок подготовки документов к передаче в

архив организации

. Порядок передачи дел в архив организации

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на то, что «ЦГиЭ в Тарском районе»

существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2005 года. Документационное обеспечение управления в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется секретарем.

Организация работы с документами в учреждении включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [3].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления учреждения.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [4] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в учреждении.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документной информацией.